¿Cuánto cuesta automatizar un proceso?

¿De qué depende el precio?

De cuántas decisiones tiene el proceso. Un flujo que sigue reglas fijas es barato de construir. Uno donde alguien decide caso por caso, con criterio que no está escrito en ningún lado, es otro trabajo: primero hay que sacar ese criterio de su cabeza y volverlo reglas, y esa parte casi siempre toma más que programar.

De cuántos sistemas hay que conectar y de si se dejan. Dos herramientas modernas con forma de comunicarse se conectan rápido. Un sistema antiguo sin manera de sacarle datos puede costar más que todo lo demás junto, y a veces obliga a rodearlo en vez de integrarlo.

Del estado de lo que ya existe. Si la información está en un formato consistente, se migra. Si cada persona la capturó a su manera durante cinco años, hay que limpiarla antes, y eso no se nota en la demostración pero sí en el calendario.

De cuántas excepciones tiene. Un proceso con tres casos raros se automatiza casi entero. Uno donde la mitad de las veces pasa algo distinto no se debería automatizar completo, y quien te diga que sí no lo ha visto de cerca.

Y de cuánta gente lo va a usar. No por licencias, sino porque mientras más personas y más distintas entre sí, más trabajo cuesta que el sistema se use de verdad. Esa parte es la que se subestima siempre.

¿Por qué casi nadie publica precios?

Por una razón buena y una menos noble, y conviene conocer las dos.

La buena es que el mismo nombre de proyecto cubre trabajos que se diferencian por mucho. Automatizar la cotización de un negocio que vende cinco productos con precio fijo, y la de uno que cotiza por cálculo técnico con veinte variables, se llaman igual y no se parecen en nada. Publicar una cifra para eso engaña a alguien de los dos.

La menos noble es que no publicar permite cobrarle distinto a cada quien según cómo se vea de solvente. Pasa, y por eso conviene pedir el alcance por escrito antes de hablar de dinero.

En este sitio tampoco hay precios, por la primera razón. Lo que sí puedes exigirle a cualquiera, incluidos nosotros, es que el precio y el alcance queden cerrados antes de empezar, y no un presupuesto abierto que se va acumulando por horas.

¿Cómo sé si vale la pena antes de pedir cotización?

Calculando lo que te cuesta hoy hacerlo a mano. Es una cuenta de tres datos: cuántas personas lo hacen, cuántas horas le dedican a la semana y cuánto cuesta esa hora. Si el resultado anual es varias veces lo que te costaría construirlo, la decisión ya no depende del precio exacto.

Esa cuenta la puedes hacer sin hablar con nadie, y sirve además para descartar. Hay tareas que molestan mucho y cuestan poco: se sienten urgentes y no lo son. Y hay tareas que nadie menciona porque están repartidas entre cinco personas, y sumadas son la más cara del área.

¿Qué debe traer una cotización para poder compararla?

Qué queda dentro y qué queda fuera, por escrito. Si el alcance está descrito con adjetivos en vez de con entregables, no se puede comparar contra otra propuesta ni reclamar después.

Qué pasa con lo que salga fuera de ese alcance. Siempre sale algo. La pregunta no es si va a pasar, sino si ya está acordado cómo se cobra cuando pase.

De quién es lo que se construye y dónde vive. Si el sistema queda en cuentas del proveedor, el precio de irte más adelante no aparece en ninguna cotización y puede ser el costo más alto de todos.

Qué incluye el mantenimiento y qué se cobra aparte. Un sistema sin mantenimiento se degrada: cambian las herramientas con las que se conecta y deja de funcionar. Eso hay que acordarlo desde el principio, no cuando falle.

Y qué pasa si no funciona. La respuesta importa menos que el hecho de que exista una: quien no la tenga pensada tampoco pensó qué puede salir mal.